Informações Judiciais e Extrajudiciais - Advocacia, Pintura & Xadrez

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Informações Judiciais e Extrajudiciais

ADVOCACIA

As demandas dos clientes ou os "insumos" para processamento pelo escritório.




 O escritório de advocacia ou o órgão jurídico de uma empresa ou entidade pública recebe uma série de insumos (documentos, e-mails, visitas e pleitos de clientes atuais e futuros, etc.) para processamento. Por exemplo:

  • consultas que terão como resposta pareceres jurídicos ou "legal opinions";


  • citações judiciais e autuações extrajudiciais recebidas por seus clientes atuais e futuros, que terão como "saída" as defesas que se fizerem necessárias nos respectivos feitos, judiciais ou administrativos;


  • pedidos de patrocínio de medida extrajudicial ou judicial para fazer valer o direito dos clientes, que terão como "saída" as  ações cabíveis;


  • ocorrências (andamentos) processuais, administrativas ou judiciais, relativamente aos feitos diversos sob patrocínio ou defesa pelo escritório, seja através de acompanhamento direto nas diversas instâncias judiciais ou administrativas, seja através de notificações, intimações e publicações na imprensa oficial, seja através de acompanhamento pela Internet ou por e-mail recebido da instância respectiva  – a "saída", aqui, será a providência judicial ou administrativa adequada a cada ocorrência (participação em audiência designada, petição ou interposição de recurso, depósito judicial ou pagamento de custas judiciais, etc.);


  • pedido de minuta ou exame de contratos, procurações e outros documentos jurídicos;


  • pedido de presença e assessoramento jurídico em reuniões, assembléias e atos diversos (vg. compra de imóveis, transações e acordos, etc.).


O fluxo de trabalho do escritório.


Algumas das providências do escritório podem ser realizadas de pronto ou com único ato pelo advogado, como um aconselhamento jurídico ou a emissão de um parecer; outras poderão demandar providências continuadas no tempo, como o patrocínio ou defesa do cliente em ação administrativa ou judicial, nas diversas instâncias.

Em qualquer hipótese, o escritório, no fluxo que desenvolver ou implantar para o trabalho necessário, terá necessidade de registrar de forma adequada a entrada (ou demanda de providências), o trabalho realizado ao longo do tempo e a "saída" ou resultado havido. Aqui será de grande utilidade um gerenciador de banco de dados, não só para viabilizar tais registros, mas para processar referidos dados judiciais e extrajudiciais, fornecendo informações necessárias às operações e decisões já mencionadas. Essas informações devem, ainda, ser integradas ao arquivo documental que se faça indispensável. Exemplo de fluxograma num serviço jurídico de empresa:



Modelagem dos dados (tabelas e relacionamentos).



Como exemplo, utilizando-se o MS-ACCESS, como gerenciador de banco de dados, podem ser criadas duas tabelas principais, a denominada CONSULTAS, para a gestão extrajudicial, e a denominada PROCESSOS, esta relacionada com diversas outras auxiliares.

Ainda como simples exemplo, o relacionamento entre as tabelas pode ser feito da seguinte forma:



O formulário (tela) para entrada de dados da "Gestão Extrajudicial":



Os dados são armazenados na tabela denominada "CONSULTAS" e os documentos recebidos ou produzidos, são arquivados em ordem de número do caso (ou da consulta). É possível a pesquisa por qualquer dos campos ou parte dos respectivos conteúdos, para recuperação eventual das informações ou para localização de documentos no arquivo físico.  Diversos relatórios podem ser obtidos, como, por exemplo, prazo médio de resposta por advogado e do departamento jurídico, em dias corridos, em períodos escolhidos; pendências existentes em determinada data; providências que devem ser concluídas em determinada data; ementário interno de assuntos extrajudiciais; etc.

Se o escritório tem expressiva área consultiva, cobrando seus honorários por hora trabalhada em cada parecer produzido, poderá adotar estrutura especial de tabelas no database para o registro e obtenção de informações detalhadas para a prestação de contas a seu(s) clientes(s). Por exemplo:




O escritório poderá obter as informações que desejar, com os registros nas tabelas referidas. Por exemplo:







Para o controle de processos judiciais e administrativos, diversas tabelas auxiliares contêm dados padronizados, para facilidade de futuros agrupamentos e pesquisa, dados que são digitados ou preparados antes do cadastramento dos processos, como acontece com aquelas tabelas de advogados externos, de municípios, posição no feito, tipo de ação, situação.

É importante, para a correta identificação das tabelas auxiliares, nesse tipo de controle, usar princípios de modelagem "dimensional" dos dados, ou seja, usar uma tabela para cada "dimensão" das causas (espacial, temporal, etc.), segundo as necessidades decisórias de cada escritório.

Essa dimensão espacial ou territorial deve ser tratada de forma padronizada. – e essa é uma das utilidades do uso da tabela auxiliar. Natureza da causa, advogado externo responsável, situação (status), e posição do cliente no feito foram outras dimensões usadas para tabelas auxiliares, especialmente para trato padronizado e facilidade posterior de análise e decisões.

O formulário (tela) para a entrada dos dados dos processos:



Observações: o número do caso é atribuído automaticamente pelo sistema; o conteúdo do campo Valor Atual é atualizado pelo sistema quando da atualização monetária relativa ao caso; o campo "PERDA" inclui estimativa do patrono da causa quanto a perda para a empresa AAAA, se remota, possível ou provável, para fins de auditoria externa e relatórios gerenciais.

A partir da tela acima é acessado o formulário (tela) para a entrada de dados relativamente às ocorrências processuais (andamentos):



Observação: além da data e descrição de cada ocorrência existe também um campo para registro de valor e outro para o valor atual (corrigido monetariamente).

Listas e relatórios.

 Com os dados impostados, o escritório ou departamento jurídico pode contar com  as informações que se fizerem necessárias, relativamente ao banco de dados assim construído, seja a partir de queries já integradas ao aplicativo ou através de outras "consultas" que o advogado poderá facilmente fazer segundo suas necessidades do momento.  A partir do Menu Principal podem ser obtidas listas sem valores agrupados ("LISTAS"), ou listas com valores agrupados "VALORES", ou "Relatórios" e, o mais importante, de forma sempre seletiva . Por exemplo, você pode selecionar o tipo de ação, a Unidade da Federação, quantidades e valores totais ou parciais segundo o agrupamento, etc.

O importante é a flexibilidade, volto a afirmar, sendo de relevo o conhecimento rudimentar do gerenciador de banco de dados para o melhor uso do aplicativo.

Aqui também o número do caso orienta o arquivamento físico dos documentos: aqueles do caso 1 (cópias de peças processuais, mandados, etc.) são arquivados na pasta 1, etc., com fácil recuperação de referidos documentos, quando eventualmente necessária.

No tocante ao controle de processos, também é importante que o advogado possa ter esporadicamente uma visão da "floresta" (do todo, em vez de cada parte), em vez de cada "árvore" , não só para as informações que são sempre requeridas por seus clientes (no caso a empresa AAAA), mas principalmente para as interferências que eventualmente se façam necessárias, decorrentes da relação da quantidade e valores dos processos com as diversas "dimensões" usadas na "modelagem" do banco de dados (dimensão geográfica, dimensão temporal, dimensão pela natureza das ações, situação dos feitos e distribuição por escritório externo, etc.), nas questões em andamento, e, por exemplo, quantidade, prazo médio de demora, em dias, e valor atual das questões encerradas.

Existem no mercado diversos fornecedores de aplicativos específicos para controle de processos ajuizados.


 
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