Automação do Escritório - Advocacia, Pintura & Xadrez

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Automação do Escritório

ADVOCACIA





No mundo dos microcomputadores, a variedade e freqüentes mudanças são constantes sempre presentes. A cada dia são feitos novos lançamentos de "hardware" e de "software", com as facilidades e dificuldades daí decorrentes.



A quantidade de profissionais, as necessidades e possibilidades de cada empresa advocatícia e, principalmente, o volume de transações do escritório deverão determinar o instrumental adequado à operacionalização do sistema de informações, sempre tendo em vista a decantada qualidade do CUSTO da informação.

É de ser lembrado que o custo de um sistema de informação nunca deve ser simplesmente comparado com o custo do sistema atual. Ele será contraposto em termos de resultados: resultado do sistema atual e resultado do sistema proposto, levando em conta que seu custo deverá ser abatido das receitas a serem obtidas com as decisões viabilizadas pelas informações geradas pelo novo sistema.

Para empreendimentos maiores, a comparação poderá ser feita por uma análise de custo-benefício, segundo técnicas utilizadas em elaboração e análise de projetos, que pode ser contratada com profissional competente ou feita pelo próprio advogado, detentor que seja dos conhecimentos necessários.   Uma obra clássica sobre o assunto é a de E. J. Mishan (
"Elementos de Análise de Custos-Benefícios", Zahar Editores, Rio.), que exige do leitor alguma familiaridade com os fundamentos da Teoria Econômica e certo trato com a Matemática Financeira.

Em análise de custo-benefício, quando existe uma restrição orçamentária (restrição em custo), em regra deve ser procurada uma alternativa que maximize os benefícios. Por exemplo, se existe uma dotação orçamentária de somente R$ X para a distribuição de leite para crianças carentes, insuficiente para o atendimento de todas elas, deve ser escolhida a alternativa que leva o benefício a maior número de pessoas. De outro lado, quando a restrição é em benefícios (como no caso de um projeto que tem como finalidade despoluir um lago até um nível "k" de despoluição), deve ser procurada alternativa de menor custo que atinja tal resultado – e não adianta despoluir pela metade, o nível "k" tem que ser atingido.

Em Tecnologia da Informação existe, quase sempre, uma restrição em benefícios.

No nosso caso, o escritório terá que acessar a Internet, para relacionar-se através de correio eletrônico e obter informações externas, principalmente jurídicas e judiciais (legislação, jurisprudência, doutrina, andamento processual).  O escritório usará intensamente o processamento de textos e produzirá determinado volume de impressão em preto e branco ou a cores. Isso quer dizer que, em qualquer hipótese, mesmo no caso de pequenos escritórios de advocacia, com um único advogado, é hoje indispensável o uso de computador.

Sendo a restrição em benefícios, o problema consistirá em escolher alternativa de menor custo (v.g escolha de equipamentos – hardware – e de programas – software; provedor de serviços de Internet; tipo de conexão à Internet).

O computador pode executar os mais variados  programas, sendo que o principal deles é o sistema operacional, a base para que os demais  possam ser instalados e utilizados. Existem os da família Windows, desenvolvidos pela Microsoft, específicos  ou não para servidores de redes, estações de trabalho, etc. Há também opções menos utilizadas como aquelas do Linux. Já os computadores da Apple usam o Mac OS. Em grandes redes também existe o uso de Unix, etc.

Processamento de textos.


Um dos maiores desenvolvimentos da revolução industrial do século dezenove, a máquina de escrever, foi a primeira vítima da evolução eletrônica, como profetizado por Carl Heintz em 1982.

Com o processamento eletrônico de textos, facilitou-se a produção e o arquivamento dos mais variados documentos. Por exemplo, o uso de documentos repetitivos e padronizados, onde devem ser inseridos alguns dados variáveis (cartas de cobrança, procurações, petições iniciais em causas semelhantes, etc.); de documentos complexos, obtidos mediante a composição de vários parágrafos padronizados (contratos, formulários jurídicos em geral, etc.); de documentos longos, com datilografia de várias páginas que devem ser corrigidas e impressas (manuais, apostilas, relações, relatórios, atas, etc.); de correspondência padronizada a ser dirigida a vários destinatários, mala direta, circulares, cartas promocionais, cartas de aniversário, cartas-convite, etc.; de correspondência variada, memorandos, requisições, comunicados, solicitações, petições judiciais diversas, pareceres jurídicos, etc.

Os processadores aumentaram em poder, praticamente viabilizando a editoração eletrônica, o uso de texto e imagem. Com eles são produzidos documentos com  a sofisticação desejada, com solução não só dos problemas quantitativos do passado, mas também a maioria daqueles qualitativos.

E os recursos disponíveis nos processadores de texto são inúmeros. Só a título de exemplo: uso de fontes tipográficas variáveis, gravação automática dos textos, correção e autocorreção de erros ortográficos, facilidade de inserção, substituição e supressão de textos e imagens já gravados, impressão de cópias, espacejamento proporcional, uso de tabelas, marginação centralizada,  à direita, à esquerda ou dupla, destaque de palavras ou blocos de escrita, execução de parágrafos, saltos e numeração de páginas, utilização de texto de outros arquivos, navegação seletiva pelo texto, impressão parcial, uso de modelos de documentos diversos, uso de som, voz, imagem, animação, integração a correio eletrônico, saídas especiais para arquivo (como em HTML e páginas da WEB), acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência, criação de documento em colaboração de várias pessoas, estilos e formatações diversas, recursos de segurança como proteção por senhas e bloqueio de dados, recursos específicos de idiomas, prevenção de erros e recuperação automática em caso de perdas, seleção e multi-seleção de textos, ferramentas de desenho e diagramação, marcas d’água, mala direta, help e wizards, etc.

Em 1983, William M. Amundson
(Beating the Paper Chase, artigo publicado na revista DESKTOP COMPUTING, número 18, de março de 1983) destacava que um escritório de advocacia dedica 50% de seu tempo a processamento de textos, 10% a processamento de dados e 40% a pesquisa de textos de lei, jurisprudência e doutrina.

Conforme pesquisa feita pelo Legal Technology Resource Center da American Bar Association (ABA) (
Httpp://www.lawtechnology.org/surveys/home.html, acesso em 17/9/04), os advogados entrevistados, em sua quase totalidade, que trabalham isoladamente ou em pequenas firmas, usavam em 2002, um programa de processamento de textos (98,8 % em pequenos escritórios, 90,0% daqueles que trabalham isoladamente). A grande preferência é pelo MS Word, o processamento de textos da Microsoft, ficando em segundo lugar o Word Perfect, da Corel.

Planilha eletrônica.


A planilha eletrônica (eletronic spread sheet program) surgiu com o VisiCalc, resultado dos esforços combinados de três jovens, logo após o advento de microcomputadores, por volta de 1978/1979, como informado por Leo Nacelli (
Visicalc, o Formulário Eletrônico, artigo na revista MICRO SISTEMAS de outubro de 1982, ano II, n. 13).   Bricklin, aluno do curso de mestrado em Administração de Empresas de Harvard, teve a idéia de criar um programa para micros que o auxiliasse nas tarefas de montagem e cálculo de planilhas. Com o apoio de Dan Fylstra, foi desenvolvido um protótipo na linguagem Basic, convertido por Bob Frankston para linguagem de máquina (Assembler).

Durante muito tempo foi o programa para microcomputadores mais vendido no mundo inteiro. Ele gerava uma matriz de 254 linhas por 63 colunas, permitindo a inserção, em cada campo, de rótulos alfanuméricos, números e fórmulas, estas podendo referir-se a outras células (campos) da matriz, servindo, de maneira geral, a qualquer tipo de cálculo.  Alterado que fosse um dado componente numérico, todos os resultados dele dependentes eram automaticamente atualizados, motivo pelo qual o programa era especialmente aplicável a operações tipo "modeling", simulações tipo "what if?", próprias do planejamento em geral e do planejamento financeiro em particular, ideal para previsões financeiras, a elaboração de orçamentos, fluxos de caixa e seu acompanhamento. A confecção de folha de pagamento para pequeno número de empregados e a contabilidade de pequenos escritórios são outras aplicações viáveis e em uso.

Já em 1981, A. Osborne e S. Cook  previam:

"If You are a manager in an office, or a professional office worker, you have just a few years in which to learn about electronic spreadsheet programs and use them, otherwise you may be seeking some other type of employment."

Hoje as planilhas disponíveis (como o Excel da Microsoft, que integra o Office), são muito mais poderosas e versáteis, trabalham com fórmulas, funções e cálculos sofisticados, geram gráficos diversos, trabalham com imagens, importam e exportam dados de outros sistemas, admitem formatações as mais diversas, contêm recursos de idiomas, contêm prevenção de erros e facilitam a recuperação de dados não gravados, contêm controles de segurança, acessibilidade para usuários com deficiência, relatórios de tabelas dinâmicas, que resumem automaticamente grande quantidades de dados, etc.

Nos serviços jurídicos o Excel pode ser usado para planejamento financeiro, orçamentação, controle de fluxo de caixa, contabilidade, para avaliação da performance financeira do escritório, para atualizações monetárias sofisticadas (como liquidação de débitos trabalhistas e outras liquidações), etc.  James A. Eidelman  já noticiava (
Microcomputers in the Law Office, publicado na revista Small Business Computers, setembo/outubro de 1982):

"With the popularity of modeling on computers in general, its not surprising that attorneys are using computers to model not only taxes, but damages in personal injury, and anti-trust, and other cases. … Some firms are also using spreadsheet programs to model the financial relationships and cash flow in the law firm. This is most useful in budgeting cash flow, setting billing rates, testing assumptions upon which partnership arrangements are based, and evaluating the performance of the firm".

Banco de Dados



Um adequado DBMS ("Database Management System") será de enorme utilidade para a operacionalização dos subsistemas de informações judiciais, catálogo de clientes, agenda, tempo e custo, contas a pagar e a receber, além de fornecer dados para o planejamento, controle e avaliação do desempenho.

Se poucas pessoas que não lidam diretamente com a informática conhecem o que seja "database", menos ainda entendem seu significado.

John Edwards define:

"In its simplest definition, a database is merely a collection of information. In fact, the listing of database programs carried alongside this article is itself the printed output of a database. If you want to look at the topic in a non-technical sort of way, a database can be likened to a filing cabinet – a method of organizing jumbled and hard-to-find information in one central place. A database program, of course, does its storing with disk files instead of on paper.

As noted earlier, databases are one of the most powerful desktop computer applications. With the proper database software, a personal computer user can browse through mounds of data, calculate new information based on existing information, select information that matches certain conditions and generally make working live significantly easier. The user can organize data on topics ranging the entire spectrum of business information. Expense accounts, travel itineraries, appointments, budgets, inventories, job status reports, business contacts, recipes, invoices and personal reports are just some of the areas that a good database can help organize. Unfortunately, a poor database, besides being hard to use, can render much of this information useless.

While each database performs its task in a slightly different way, all database program work by taking a file of associated information, looking through it to find the information you need and then returning the file data to memory again. The data itself consists of separate ‘records’ (like file cards) that the user can customize to his or her own needs.  Once the information has been collected, the user can add, change and delete record information as necessary."

A regra básica é a flexibilidade. E o gerenciador de banco de dados ACCESS, da Microsoft, que pode ser adquirido isoladamente ou incluído no pacote Office Professional, é de fácil manuseio, tem hoje uso generalizado, é bastante flexível e em regra será poderoso o suficiente para bases de dados de escritórios de advocacia.

Aplicativos integrados


Processamento de textos, planilha eletrônica e banco de dados: agora você encontra diversos aplicativos integrados, como, por exemplo, o Office da Microsoft, que roda no sistema operacional Windows, ou aplicativos similares para outras configurações.  São componentes do Office Professional o processador de textos Word, a planilha Excel e o gerenciador de banco de dados Access, além de outros programas (como o PowerPoint, para apresentações). O Windows, em suas diversas versões, inclui browser para a Internet, o Internet Explorer, o Windows Media Player e diversos utilitários. O Outlook, para correio eletrônico, calendário, contatos e outros dados pessoais, vem incluído com o Office ou com o Windows. Você também não poderá prescindir de medidas necessárias à segurança de seus dados e sistemas, como o uso de firewall (disponível também em alguns sistemas operacionais) e de antivírus.

Não é propósito deste trabalho discorrer sobre o uso do sistema operacional e de tais aplicativos. O mercado está abarrotado de manuais, livros e cursos sobre tal utilização. Entendemos que o conhecimento, ainda que superficial, do uso de microcomputador, dispensa bibliografia ou treinamento específico, até porque tais programas são dotados de completa referência e auxílio (help e wizards) a seus usuários.

Correio Eletrônico, Catálogo de Endereços, Agenda.


O Outlook, integrante do Office, é instrumento ótimo para operacionalizar os subsistemas acima.

Folha de Pagamento, Contabilidade, Contas a Pagar e a Receber


Para tais subsistemas, o escritório pode usar aplicativos específicos, disponíveis no mercado, ou mesmo usar um gerenciador de banco de dados ou uma planilha eletrônica.


Segurança.


Você pode obter relativa segurança de seus dados a partir de atualização do sistema operacional, já que os mais recentes têm instaladas diversas medidas nesse sentido, como um firewall básico para "barrar" terceiros; a restauração do sistema para datas anteriores, possibilitando a recuperação eventual de dados; backup automático, etc. As versões mais novas do Offfice possibilitam o uso de  certificados e assinaturas digitais.


Ainda sobre segurança, e porque de grande utilidade, permitimo-nos transcrever o seguinte trecho do primeiro volume do Guia de Tecnologia elaborado em conjunto pela Microsoft e pela HP:

"Tanto em segurança, como em qualquer outro tópico que envolva tecnologia é sempre muito importante que sua empresa tenha em mente três conceitos para se chegar ao sucesso. Esses conceitos são os de Treinamento, Tecnologia e Processos. Recomenda-se, portanto, que, ao implementar uma nova tecnologia, observe se sua empresa está com os usuários bem treinados para o uso de 100% dessa tecnologia. O que pode ocorrer com o seu negócio é o fato de sua empresa ter software e hardware seguros, mas ao mesmo tempo está insegura porque os usuários deixam as "portas abertas" a estranhos. Neste caso, a "porta aberta" pode ser desde uma senha que é o aniversário do usuário (senha fácil de ser descoberta) até o uso incorreto do sistema, o que faz com que este fique instável. Portanto, não basta comprar tecnologia. É preciso treinar os usuários e repensar processos para que sua empresa obtenha um ambiente seguro."

Presença na Web



Cada dia mais os advogados e escritórios passam a ter presença na Web, com sites próprios, por eles desenvolvidos internamente ou por consultores externos. Não é modismo, as corporações e pessoas cada vez mais buscam serviços na Rede. Basta dizer que, nos Estados Unidos, 79,3% das pequenas empresas advocatícias e 73,3% dos advogados que trabalham sós têm propriedade de domínio na Web e seus Websites, ainda quando apenas institucionais, constituem cartão de visitas, informam o que a empresa faz, os serviços que presta e como o internauta pode entrar em contato com a empresa.

 Existe abundante bibliografia especializada e um sem número de informações na Internet sobre como adquirir um domínio, extensões adequadas, como desenvolver, hospedar e divulgar seu site, etc., temas que não estão inseridos no  objeto deste trabalho.






 
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