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Informações Gerenciais

ADVOCACIA

INTRODUÇÃO

O art. 68 do antigo Estatuto da Ordem dos Advogados do Brasil havia consagrado a advocacia como elemento indispensável à administração da justiça: "No seu ministério privado o advogado presta serviço público, constituindo, com os juízes e membros do Ministério Público, elemento indispensável à administração da justiça."

Se, de um lado, a modernização da advocacia é importante passo para o aprimoramento organizacional do judiciário, tudo com o objetivo final de realização mais fácil da justiça, de outro lado o próprio Curso de Direito, apesar de inúmeras mudanças tentadas, não prevê adequadamente a formação de advogados em áreas como Administração e Informática, essenciais hoje ao melhor exercício da profissão.

Apresentamos aqui uma tentativa de apoio ao advogado em áreas contíguas de conhecimento que melhor subsidiarão seu nobre trabalho.

Ênfase especial é dada à principal ferramenta usada no exercício da profissão: a informação e sua vinculação estreita com o processo decisório do advogado e da empresa advocatícia.

Com tais fundamentos, é proposto um modelo de sistema de informação gerencial para o advogado, e são fornecidos subsídios à organização, planejamento e controle de suas atividades profissionais.

"É impressionante a multiplicidade de papéis que o advogado tem assumido na condução dos escritórios de advocacia. Ele, o advogado, assume os papéis de acionista, pois é o dono da banca, sendo necessário ter visão do negócio, capacidade empreendedora, afinidade ao risco, senso ético-empresarial, consistência de propósitos e valores, tino estratégico, entre outras; de homem de vendas, pois comercializa seus serviços, sendo-lhe requerido ser sensível ao cliente, ter intimidade com o mercado, ser competidor, praticar relacionamentos e alianças, ser negociador; de profissional de marketing, pois desenvolve o serviço, devendo ter solidez técnico-jurídica, ser inovador e atento a custos, prazos, precisão, apresentação e acabamento; e, finalmente, de gestor, pois não raro se envolve na administração geral do escritório, precisando entender de gente, finanças, comunicações, informática, atividades de apoio, orquestração de recursos, dentre outras. Uma boa gestão de pessoas ajuda neste desafio, uma vez que promover o desenvolvimento pessoal e organizacional permitirá aos profissionais e escritórios adquirirem novas competências, para que exerçam papéis inovadores, e minimizem os riscos que o acúmulo de diferentes funções significa. ... É a reinvenção da advocacia, levando uma das profissões mais antigas à modernização. Ao Século XXI! Bem-vindos a um novo mundo..." (Trecho extraído do artigo "A Reinvenção da Advocacia" (parte II, publicada na Revista Jurídica Consulex de julho/2004 – Ano VIII, n. 181, pág. 11), de autoria de Rodrigo D’Almeida Bertozzi e Lara Cristina de Alencar Selem.)


A informação como recurso organizacional e sua vinculação com o processo decisório.



A informação, aqui, é tratada como recurso organizacional  e como dados de valor para a tomada de decisões.


No primeiro conceito, a informação seria um recurso organizacional valioso, a ser administrado como os demais recursos tradicionais, como os humanos, materiais, financeiros, etc.; no segundo conceito, o valor e o uso da informação são os principais fatores para a existência dos sistemas de informação, estrutura que pode ser usada pelo decisor para regular a organização.


A administração da informação seria realizada com o instrumental fornecido por dois subsistemas: no primeiro, administração dos dados (instrumentação do processo de informação), temos como input os dados e como output a informação; no segundo, administração da informação, “stricto sensu”, a entrada é a informação e a saída são as decisões.


O COMPUTADOR PROCESSA OS DADOS, O HOMEM PROCESSA A INFORMAÇÃO:




Essas decisões são tomadas principalmente em quatro grandes áreas: fixação de objetivos, alocação de recursos, operações e controle.



Qualidades de um adequado sistema de informações


"Esses sistemas devem possuir várias características informacionais desejáveis. Uma lista parcial dessas características inclui exatidão, relevância, oportunidade, suficiência, imparcialidade e adequação. ...Se esses critérios não são satisfeitos, aumenta grandemente a dificuldade de se tomar uma decisão. Geralmente, o decisor é forçado a confiar em seu próprio julgamento ou nas informações que já possuía, a tentar dar um bom palpite, a adiar sua decisão ou evitá-la inteiramente. Do ponto de vista de um sistema, as informações geradas nessas condições têm pouco valor" (
ERNST e YOVITS, in Paulo Roberto Vieira e Anna Maria Campos,"Decisão e Informação Gerencial" – FGV/EBAP/CIPAD, pág. 236). ·

EUDALDO FEIJOO (
"O Que é um Bom Sistema de Informação", in Paulo Roberto Vieira e Anna Maria Campos, op. cit.) define uma série de características desejáveis para o sistema de informação:

CUSTO ("o custo de um sistema que produz uma informação dada deve ser compensado pelos benefícios provenientes das decisões tomadas em decorrência dessa informação");
OPORTUNIDADE (a informação disponível antes do momento ou ponto ótimo da decisão em nada aumenta sua utilidade econômica; depois desse momento a decisão não terá valor econômico e somente proporcionará despesas);
CORREÇÃO (informação correta é aquela isenta de erro ou falha, que registra os fatos de forma a viabilizar a decisão; a correção não pressupõe a exatidão de 100% que quase sempre em nada melhora a decisão a ser tomada);
RELEVÂNCIA (significação relativa que uma informação pode ter para a decisão; dados irrelevantes e abundantes sufocam o decisor e não melhoram a qualidade da decisão);
EXCEÇÃO ("trabalhar a informação por exceção pressupõe trabalhar sobre o que está mal, trabalhar para corrigir, acertar e orientar em outro sentido o que a realidade manifesta");
RELATIVIDADE (ou comparatividade da informação, já que uma decisão lógica decorre, normalmente, de uma comparação: será pouco útil a informação que indique um volume de produção sem especificar se está abaixo do previsto, se ocorreu ou não o mesmo em períodos anteriores, se está tendente ao cumprimento das metas fixadas, etc.);
INTELIGIBILIDADE (a informação que não é facilmente compreensível para o destinatário tende a ser desprezada ou pode provocar a criação de sistemas paralelos; "informações de uma lógica de concepção clara e linear podem tornar-se confusas devido à propensão sádica ao uso de códigos e símbolos incompreensíveis até para os iniciados. Tudo isso pode tornar ininteligível o que deveria ser claro").

Mas não é só isso. Outros autores constantes da magnífica coletânea de Paulo Reis Vieira e Anna Maria Campos ("Decisão e Informação Gerencial" – FGV/EBAP/CIPAD) acrescentam, cada um sob seu respectivo enfoque do tema, diversos atributos a serem perseguidos pelo sistema de informação, o que ensejou a elaboração do resumo a seguir, "check-up" porque deveria passar todo sistema de informação, antes, durante e após sua implantação:

O SISTEMA DEVE PREVER, COM RELAÇÃO À INFORMAÇÃO:

  • qual deve ser coletada;

  • forma de coleta;

  • até que ponto deve ser armazenada;

  • quando e por quem deve ser procurada;

  • como deve ser avaliada;

  • quando deve ser atualizada.


DEVEM ESTAR PRESENTES AS QUALIDADES SEGUINTES:

  • atendimento a necessidades concretas;

  • custo;

  • oportunidade;

  • correção;

  • relevância;

  • exceção;

  • relatividade;

  • inteligibilidade;

  • suficiência;

  • confiabilidade;

  • tecnologia eficaz;

  • ausência de rigidez e de inflexibilidade;

  • documentação adequada;

  • perfeita interação e relação entre as pessoas e dados na organização (treinamento e conhecimento adequados à manipulação dos dados).


O computador é uma máquina ótima para processar dados, produzir informações e executar algumas funções (como processamento de textos). Programas de específica aplicação ou de uso geral viabilizam seu fácil manejo, dispensando conhecimentos técnicos por parte do usuário. Mas este (o usuário) tem sempre a responsabilidade de adequar as possibilidades dos programas e do equipamento às suas necessidades que, em regra, são únicas.

A lista acima, de características desejáveis num bom sistema de informação, orientará cada um nesse trabalho de adaptação da informação às suas necessidades individuais.

Cada área de atividade, porém, possui pontos comuns – e o mesmo acontece com a advocacia: por mais diversas que sejam as funções desenvolvidas em cada escritório, existem aspectos e problemas semelhantes, que exigem, para sua solução, informações também semelhantes.

A seguir procuramos identificar estes pontos comuns da advocacia, o conteúdo decisório semelhante dentro da variedade da profissão e a lista de informações que podem viabilizar tais decisões, dando ao conjunto a designação de sistema de informações gerenciais do advogado.

Informações comuns às diversas áreas e formas do exercício da advocacia


Mesmo a complexidade do tema estando a desaconselhar qualquer solução geral, existem alguns pontos básicos que são comuns a qualquer área ou forma de advocacia, não só aquela praticada pelo profissional liberal que milita no foro, isoladamente ou em sociedade com outros advogados, mas também aquela praticada pelos advogados empregados e departamentos jurídicos de empresas, entidades e órgãos públicos.

TEMPO E CUSTO são informações importantes no campo da alocação de recursos: a existência de informações sistematizadas sobre o custo do empreendimento, o custo de cada caso e a quantidade de trabalho realizada pelo advogado, de forma a viabilizar decisões sobre a cobrança de honorários justos e a melhor distribuição do lucro entre os diversos membros da sociedade, se for a hipótese. Tempo e custo assumem importância tamanha no escritório que deveriam ser considerados nos subsistemas de contabilidade, contas a pagar e a receber, todos gerando também informações importantes para a alocação de recursos.

Para seu trabalho ("operações") cada escritório de advocacia é uma editora particular, produzindo regularmente diversos documentos: contas, contratos, petições judiciais, pareceres, minutas, etc., cada um variando de formato e conteúdo, com uso ou não de formulários (judiciais ou não) adredemente preparados, alguns repetitivos, outros únicos em sua espécie. Como produzir, reproduzir, arquivar e consultar tais documentos são decisões que poderão ser viabilizadas com as informações e possibilidades de um subsistema de PROCESSAMENTO DE TEXTOS.

Também no campo operacional, todo advogado necessitará de INFORMAÇÕES JURÍDICAS, ou seja, o acesso e a recuperação de informações relativas a legislação, jurisprudência e doutrina referentes ao caso a ele confiado.  Essas informações viabilizarão decisões sobre os aspectos substantivos do assunto: qual o verdadeiro direito do cliente, qual ação será mais adequada à espécie, como melhor defender ou fazer valer o direito ameaçado ou violado, como adequadamente fundamentar o parecer, como minutar corretamente o contrato, etc.

Todo advogado, sociedade de advogados ou empresa advocatícia, departamento ou consultoria jurídica de empresa com atuação forense ou em contencioso administrativo, ainda no campo operacional, necessita decidir quanto a prazos e providências a serem tomadas com relação a cada caso ou causa. As intimações, notificações e citações recebidas pelos clientes ou diretamente pelos advogados, as publicações no "Diário da Justiça", os dados de acompanhamento colhidos diretamente nos cartórios judiciais e nas audiências, nas instâncias administrativas ou por outro meio, como o acesso online (viva a Internet!...) – exigem um adequado processamento que gere informações apropriadas à tomada de decisões quanto a medidas a serem adotadas e em que prazo, como melhor distribuir e acompanhar os trabalhos afetos a cada profissional envolvido, etc. Indispensável, assim, um conjunto de INFORMAÇÕES JUDICIAIS E EXTRAJUDICIAIS  e INFORMAÇÕES DE AGENDA, aquelas como visão da situação de cada feito e instrumento de acompanhamento, estas como lembrança diária de providências e compromissos.

A comunicação (e aqui assume relevo hoje o CORREIO ELETRÔNICO) e informações sobre os ENDEREÇOS, contendo nome, dados de qualificação, endereço, e-mail, telefone, fax, RG e CPF ou CNPJ de pessoas físicas e jurídicas (clientes atuais e potenciais, partes adversas e seus patronos, endereços forenses, fornecedores de bens e serviços, etc.), são dados sempre essenciais ao trabalho do escritório: para a qualificação nos diversos documentos, para a expedição de correspondência e constantes comunicações, eventuais acordos, entendimentos diversos, cobrança de honorários, análise da clientela, "marketing", etc.

A fixação de objetivos é decisão a ser materializada com as informações geradas por adequado PLANEJAMENTO. Como os objetivos, metas e estratégias de ação devem permanentemente ser acompanhados, controlados e reorientados com vistas a novos resultados, dos subsistemas acima são extraídos indicadores de desempenho e avaliação para as áreas-chave de resultados, consubstanciando informações de controle.


O sistema de informações do advogado.


Ao somatório dos subsistemas mencionados, aqui designamos de SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DO ADVOGADO, ou sistema de informações do escritório de advocacia, estruturado, portanto, com os seguintes componentes ou subsistemas:

para decisões quanto à alocação de recursos:
 
informações de tempo e custo;
 contabilidade, contas a receber e a pagar, folha de pagamento;

para as decisões e ações operacionais do escritório:
processamento de textos;
correio eletrônico, catálogo de endereços e agenda;
informações jurídicas (legislação, jurisprudência e doutrina);
informações judiciais e extrajudiciais;

para decisões quanto à fixação de objetivos e controle:
informações geradas por adequado planejamento, indicadores de desempenho e avaliação.

Tecemos, a seguir, considerações gerais sobre a operacionalização deste sistema de informações do advogado, mas entendemos importante fazer antes comentários preliminares sobre tempo e custo. Por fim ficam as considerações sobre planejamento e modernização (planejamento estratégico, administração por objetivos, mudança ambiental planejada), não só porque demandam interação com os temas anteriores, mas principalmente porque a tese básica é a de que a modernização da advocacia se fará não apenas com a racionalização dos meios e processos: mais importante que a eficiência (economia dos meios) será a eficácia (obtenção de resultados) e a efetividade do advogado (obtenção de resultados socialmente relevantes).



 
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